De Processcan voor Business Process Management

  • Posted on:  maandag, 29 februari 2016 11:00
  • Written by 

Afgelopen jaar zijn we als unit Business Process Management binnen Squerist bezig geweest om onze kennis van en ervaring binnen BPM te vertalen naar een duidelijke propositie. Wat vinden wij als unit dat BPM is, waarop leggen wij de nadruk en waarom zijn wij er goed in? Ook hebben we een volwassenheidsmodel uitgewerkt, op basis waarvan wij kunnen inschatten waar een organisatie zich bevindt, als je kijkt naar Business Process Management. Deze is te vinden op onze website.

Tijdens het uitwerken van het volwassenheidsmodel ontstond direct de behoefte om een meetinstrument te ontwikkelen waarmee snel kan worden vastgesteld op welk volwassenheidsniveau een organisatie zich bevindt. Wanneer we dat snel kunnen vaststellen, is het eenvoudiger om met een organisatie in gesprek te gaan over hun uitdagingen en doelstellingen. Daarnaast is de eerste vraag die een organisatie stelt, wanneer ze het model hebben gezien: ‘Maar waar zitten wij dan in het plaatje?’.

Stellingen
Doordat we de ontwikkeling van onze ‘processcan’ op een SCRUM manier aanpakken, zorgen we voor een bruikbaar product met een korte doorlooptijd. Onze doelstelling is om na een sessie van een uur een uitspraak te kunnen doen over het niveau waarop de organisatie zich bevindt op de 6 aspecten waarop de volwassenheid wordt gemeten. Om deze korte tijd zo efficiënt mogelijk te benutten hebben we de niveaus per aspectgebied omgezet in stellingen. Deze stellingen hebben we vervolgens getoetst binnen onze eigen organisatie.

Het maken van goede stellingen bleek nog niet eenvoudig te zijn. Ze moesten onderscheidend zijn, om te kunnen bepalen welk niveau een organisatie had bereikt. Daarnaast moesten ze ook meetbaar/objectief zijn en geen mening vertegenwoordigen. Tenslotte was het belangrijk dat de stellingen eenvoudig te begrijpen waren.

Bijvoorbeeld
Om te bepalen of een organisatie zijn processen verbetert op basis van metingen, zullen zij eerst metingen moeten uitvoeren. Onze eerste stelling was: ‘Meten is weten?’. Deze bleek niet concreet genoeg te zijn. Uiteindelijk kwamen we uit op de stelling: ‘We meten periodiek onze procesprestaties op een aantal indicatoren die essentieel zijn voor onze afdeling’.

Aan het einde van de processcan, waarbij we met een aantal medewerkers van een afdeling de stellingen behandelen, kunnen we een eerste indicatie geven waar deze afdeling zich bevindt, qua volwassenheid op procesmanagement gebied. Dit doen we door per aspect ook te vragen wat het belang is dat ze hechten aan dat onderdeel van procesmanagement.

Bent u benieuwd waar uw organisatie zich bevindt op het gebied van procesmanagement? We komen graag bij u langs om deze scan uit te voeren, waarna u een advies ontvangt over de groeimogelijkheden van uw afdeling.

Joep Bisschops

Joep denkt als consultant procesmanagement altijd in processen. Hij probeert met deze blik nieuwe inzichten te creeren bij anderen en complexe zaken eenvoudig uit te leggen.

Volg me op LinkedIn.