04 jun Squerister aan het woord: Steven van Voorst over presenteren vanaf de keukentafel: ander podium, andere uitdagingen.

Om aan onze intelligentie te blijven werken tijdens de intelligente lockdown, organiseren we wekelijks een Squerist Webinar. Of wel: een online presentatie over een onderwerp uit ons vakgebied. Aan het einde van de werkdag, niet langer dan een uur en op tijd klaar om op een oer-Hollands tijdstip aan het avondeten te beginnen. Dit keer was het mijn beurt om mijn collega’s iets te vertellen over datakwaliteit.

Aan mijn voorbereiding beginnend, stelde ik mijzelf een aantal vragen: Hoe houd ik mijn verhaal interessant? Is er een balans tussen vertellen en interactie? Gaat iedereen dit kunnen volgen? Heb ik al het materiaal voor de oefencases? Hoe laat starten we?

Tot zover niets nieuws. Ook onder normale omstandigheden stel ik mijzelf deze vragen wanneer ik een presentatie voorbereid. Maar nu is de keukentafel mijn podium en zit mijn publiek thuis op de bank, in dat kleine rommelkamertje op zolder of zelfs in het zonnetje in de tuin.

Maar niet alleen dat is nu anders. Er zijn ineens nog een aantal andere uitdagingen:

Praten in een zwart gat

Bij Squerist gebruiken we de online samenwerkomgeving Microsoft Teams. De vergaderfunctionaliteit daarvan is prima, je kunt elkaar zien en horen. Bij kleine groepen volstaat dit, bij grotere groepen is dit een stuk lastiger.

Er zijn opgeteld (veel) meer omgevingsgeluiden, het is niet goed meer zichtbaar wie er op het punt staat iets te gaan zeggen en niet iedereen kan tegelijkertijd in beeld komen. Om die reden (maar ook om de verbinding niet teveel te belasten) hebben we afgesproken dat iedereen camera en microfoon uitzet. Voor de presentator vormt dit ineens een extra uitdaging: er ontbreekt directe feedback en dan vooral non-verbaal. Je ziet de vragende blikken – of nog erger – de wegdraaiende ogen niet meer. Vandaag praat ik tegen mijn laptop en in een zwart gat.

De techniek maakt of breekt het

Iedere kantoor-thuiswerker heeft de afgelopen tijd in een korte tijd leren werken met online vergadersoftware. Noodgedwongen en in ieder geval de basisfuncties. Maar niet elke functie gebruik je elke dag. Want hoe deel je een (Powerpoint) presentatie, of je bureaublad voor die demo? Hoe werkt de chatfunctionaliteit die je wilt inzetten bij die case en hoe neem je de ‘vergadering’ eigenlijk op zodat deze later teruggekeken kan worden? Nog steeds geen rocket science, maar wel erg handig om te beheersen als je de presentatie geeft. Helaas gaat het vandaag ook een keer mis: de presentatie loopt bij een aantal deelnemers vast. Gelukkig weet ik hoe deze snel kan herstarten en kunnen we weer verder.

Interactie is niet meer (zo) spontaan

In de presentaties en workshops die ik in een fysieke zaal geef, vind ik het vaak prettig om tijdens de presentatie vragen te beantwoorden. Het onderwerp is op dat moment actueel, iedereen snapt de context van de vraag en het zorgt ervoor dat de vragensteller de rest van het verhaal ook goed blijft volgen. Ook een eigen voorbeeld of grappige opmerking is welkom. Het bevestigt dat er wordt opgelet en dat het verhaal aanslaat. Ook dit soort interactie is nu heel beperkt, ik zie wat opmerkingen in de chat langskomen maar sommige daarvan zijn al van een paar minuten geleden…

Oplossingen

Online presenteren heeft dus z’n uitdagingen. Maar hoe pak je die dan aan? Het belangrijkste zit hier in de voorbereiding. Niet alles is te plannen, maar je kunt het jezelf wel een stuk makkelijker maken:

• Draai een keer proef. Online vergaderruimtes zijn gratis. Plan er eentje met jezelf en oefen met de functionaliteit van de vergadersoftware. Kijk of de presentatie goed laadt en hoe je deze in noodgevallen kunt herstarten. Doe hetzelfde 10 minuten voor dat je presentatie begint. Wellicht zijn er al deelnemers ingelogd die meteen aan je kunnen terugkoppelen of bij hen ook alles werkt.
• Zoek in je presentatiemateriaal naar de momenten waarop je een nieuw onderwerp aansnijdt. Dit zijn de momenten waarop je interactie kunt plannen. Maak dit visueel door bijvoorbeeld een pagina met een herkenbare afbeelding tussen te voegen. Deelnemers weten nu dat er ruimte voor vragen en opmerkingen is. Je kunt deze momenten ook aangrijpen om zelf een discussie te starten door actief naar praktijkvoorbeelden te vragen. Gebruik de chatfunctionaliteit of zet de microfoons tijdelijk open.
• Leg bij start de spelregels uit. Hoe is de presentatie opgebouwd? Hoeveel tijd is er? En wanneer is er ruimte voor interactie? Wijs mensen er ook actief op wanneer de presentatie wordt opgenomen. Als iedereen weet hoe het werkt, verloopt de presentatie zelf een stuk soepeler.
• Gebruik juist nu oefencases voor meer interactie. ‘Plenaire’ cases met de hele groep zijn het eenvoudigst: beschrijf de case, de vragen die daarbij horen en vraag om reacties. De chatfunctionaliteit is hiervoor het meest bruikbaar en overzichtelijk. Heb je meer tijd, dan zijn ook cases met groepjes mogelijk. Plan hiervoor van tevoren online ‘vergaderingen’ in en stuur de groepjes de link naar de voor hun bedoelde vergadering. Je kunt bij de groepjes ‘langslopen’ voor ondersteuning, door zelf afwisselend aan de verschillende vergaderingen deel te nemen.
• En last but not least: oefen met je stem. Zeker wanneer je presentatiemateriaal (en niet jijzelf) in beeld is, moet je stem de presentatie dragen. Je bent niet zichtbaar, dus je kunt niets non-verbaal overbrengen met je gebaren, je houding of je gezichtsuitdrukking. De variatie in toon en de snelheid waarmee je praat zijn dus ineens bepalend voor het betrokken houden van je publiek.

Het was even wennen om op deze manier online kennis te delen met collega’s. Maar de groep deed actief mee en ik kreeg interessante vragen bij de interactiemomenten.  Met een goede voorbereiding is een webinar dus een prima alternatief voor een fysieke bijeenkomst. Wat mij betreft blijven we dat regelmatig doen, ook al kijk ik weer uit naar de eerste normale bijeenkomst!

Wil je meer weten over mijn ervaringen? Laat het even weten in de comments of scan de QR code om met mij te verbinden op LinkedIn. Ik daag Arnout Karssenberg uit om als volgende in deze reeks iets te delen over zijn uitdagingen en ervaringen.

Wie is deze Squerister?

Steven van Voorst

Steven is een Proces Specialist met meer dan negen jaar ervaring in procesverbetering binnen verschillende branches.
Hij wordt gedreven door het helpen verbeteren van organisaties door het inrichten en optimaliseren van processen en het opleiden en in beweging krijgen van mensen. Zowel binnen als buiten Squerist is hij daarom regelmatig op podia en als docent bij opleidingen te vinden.

Scan de QR code om direct met Steven te linken.