Als één team werkten we aan één doel waar iedereen bij betrokken was

Er gebeurt nogal wat bij een wooncorporatie en dat moet allemaal worden vastgelegd. Of het gaat om meldingen over reparaties of ander klantcontact, van elke woning en van alle bewoners wordt een dossier bijgehouden.

In 2023 kwam Casade voor een behoorlijke uitdaging te staan, want het systeem waar die gegevens in werden opgeslagen was zo verouderd dat er overgestapt moest worden naar een nieuw document managementsysteem: Xtendis. Een enorm project, want zoiets gaat niet vanzelf.

Wat als je de kennis voor een project niet in huis hebt?

Ester Brok is adviseur document management bij Casade en maakte dit project van dichtbij mee: ‘Als ICT-projecten mislukken, is dat meestal omdat je iets probeert te doen waar je onvoldoende ervaring mee hebt. Het was duidelijk dat we deze implementatie niet zelf konden doen en dus moesten we kennis inhuren. We kwamen in aanraking met Dave en wisten direct dat hij de juiste persoon voor ons was.’

Collega

Ester Brok kijkt met een glimlach terug op de samenwerking met Dave: ‘Bij een consultant dacht ik altijd aan zo'n stereotype figuur in een net pak, die een meter bij zich heeft die begint te lopen zodra je tegen hem gaat praten. Dave is totaal anders. Hij is een gezellige, sympathieke man die met alles probeert te helpen, met wie je kan lachen en die zelfs als hij op vakantie is, nog belt om te checken of alles goed gaat. Het voelde helemaal niet als een consultant, het was gewoon een collega. Hij heeft ons stap voor stap door het proces geleid en onze organisatie vertrouwen gegeven in een goede afloop. Je kon aan alles merken dat hij zijn leergeld allang had betaald en precies wist waar hij mee bezig was.'

De implementatie

Siebe van den Hoven was als functioneel beheerder bij Casade ook nauw bij de implementatie betrokken: ‘Er komt zoveel bij kijken, dat hadden we zelf nooit kunnen bedenken. Je moet bepalen waar een systeem aan moet voldoen en daarin prioriteiten stellen. Je hebt een plan nodig hoe je bijna een miljoen documenten uit je oude systeem overzet naar het nieuwe. Je moet uitzoeken hoe het werkt met allerlei koppelingen. En dan ben je er nog steeds niet, want alles moet ook nog goed getest worden. Het was een gigantische klus, maar Dave had continu het overzicht. Ik heb hem geen moment in paniek gezien. Hij vertelde ons vooraf al waar er hobbels in de weg zouden zitten. Je kunt niet verzinnen wat hij allemaal heeft gedaan.’

Terugkijken

Inmiddels is Xtendis succesvol geïmplementeerd en wordt gewerkt aan de optimalisatiefase. Dave is er nog wel bij betrokken, maar grotendeels runnen Ester en Siebe het nu zelf, samen met hun collega's bij Casade. Terugkijkend roepen ze in koor: ‘Dave heeft ons naar een punt gebracht waarop hij weer misbaar is. Hij heeft het ons geleerd en nu kunnen we weer op eigen benen staan. Zonder hem hadden we dat nooit gered.’

De waardering is wederzijds, want Dave de Vos kijkt zelf ook met voldoening terug: ‘Samen hebben we ervoor gezorgd dat de opdracht succesvol, op tijd en binnen budget afgerond is. Ik heb met veel plezier en met leuke collega's aan dit project gewerkt. Ik ben blij dat ik af en toe nog steeds met ze mag werken en onder de indruk hoe goed ze het doen, want dit was niet zomaar een project. Ze zijn enorm gegroeid en daar ben ik trots op.’